Jumat, 15 Oktober 2010

Alinea Transisi Adalah seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan alinea penutup. Alinea transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea sangat penting karena di dalamnya terdapat isi surat yang sesungguhnya berupa pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Karena itu alinea transisi sering juga disebut alinea isi atau alinea pesan

Bahasa surat :
 Jelas artinya bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda
 Lugas artinya sederhana, simple, langsung pada permasalahan (stright to the point)
 Umum (bahasa yang resmi digunakan dimasyarakat)
 Kata yang baku (kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya)

Bentuk-bentuk surat :
 Lurus penuh (full block style)
 Lurus (block style)
 Setengah lurus (semi block style)
 Lekuk (indented style)
 Menggantung (hanging paragraph)
 Resmi (official style)
 Simple (sederhana)

Surat Perkenalan Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli

Tujuan surat perkenalan
Penjual mengharapkan agar calon pembeli memberikan sambutan yang baik sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menuju transaksi.
Sebenarnya di dalam surat perkenalan telah ada unsur penawaran yang sifatnya terselubung (implisit)

Informasi yang dicantumkan dalam surat perkenalan
 Nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
 Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai
 Pekerjaan proyek yang pernah ditangani
 Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual

Surat Permintaan Penawaran Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akana dibeli

Di dalam surat permintaan penawaran, biasanya yang ditanyakan calon pembeli :
 Nama dan jenis barang
 Ciri-ciri khusus barang
 Harga satuan
 Cara pembayaran
 Cara penyerahan
 Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli

Surat penawaran Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.
Surat penawaran dapat dibedakan menjadi dua :
 Penawaran atas inisiatif penjual
 Penawaran sebagai balasan surat permintaan penawaran

Hakikat surat penawaran :
 Memberi informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan.

Surat penawaran harus memenuhi syarat :
 Bahasa surat harus menarik
 Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan
 Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yang ditawarkan
 Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar

Surat pesanan Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.

Pemesanan dilakukan setelah calon pembeli mengetahui informasi tentang barang atau jasa yang akan dibeli.
Informasi tersebut diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran (wiraniaga) dari perusahaan penjual.

Yang harus disebutkan dalam surat pesanan, adalah :
• Nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri lain barang yang dipesan
• Jumlah atau banyaknya pesanan
• Cara pembayaran
• Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki
• Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan

Surat pengiriman pesanan berisi :
 Berdasarkan order yang mana barang dikirim
 Jenis barang apa saja yang dikirim
 Berapa jumlah barang yang dikirim
 Dengan alat angkut apa barang yang dikirim
 Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan itu

Kenyataan di dalam dunia bisnis menunjukan kadang-kadang terjadil hal yang kurang memuaskan dalam realisasi penyerahan barang atau aktivitas jasa diantara para pelaku transaksi bisnis. Akibatnya tentu ada pihak yang merasa dirugikan, dan ada pihak yang dianggap telah merugikan. Apabila kerugian yang telah diderita sudah diluar batas toleransi yang umum, biasanya pihak yang merasa dirugikan akan mengajukan surat penuntutan (claim)

Surat penuntutan (claim) adalah surat tuntutan ganti rugi dari pihak yang merasa dirugikan kepada pihak yang dianggap merugikan atau bersedia menanggung kerugian

Ada beberapa kasus atau sebab yang mengakibatkan timbulnya penuntutan :
 Barang tidak sesuai dengan pesanan
 Barang sangat terlambat
 Barang rusak
 Berat atau jumlah barang berkurang
 Barang hilang
 Barang musnah karena kecekalaan

Jenis tuntutan yang diajukan tentunya harus disesuaikan, dapat berupa
 Minta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu atau karena pengiriman barang sangat terlambat
 Minta dikirim barang baru sebagail pengganti barang yang kurang, rusak, atau hilang dengan ongkos kirim menjadi tanggungan pihak yang merugikan
 Minta potongan khusus (refaksi) karena kesalahan mutu atau karena terlalu banyak barang yang rusak
 Membatalkan pesanan dan minta uang kembali apabila pembayaran telah dilakukan

Pengajuan tuntutan kepada pihak yang dianggap merugikan harus memperhatikan syarat-syarat :
 Penuntutan harus berdasarkan kejujuran dan keadilan
 Penuntutan harus didukung alasan yang logis dengan bukti yang kuat
 Tuntutan atau penyelesaian yang diminta harus wajar dan sesuai dengan kerugian yang dialami
 Surat penuntutan diajukan dengan bahasa yang sopan, tetapi jelas dan lugas

Transaksi bisnis yang berlangsung hampir setiap hari di mana-mana tidak selalu cash dalam cara pembayarannya.
Pembayaran secara kredit sangat lazim dilakukan dalam jual beli barang atau jasa.
Sistem pembayaran secara kredit menyebabkan adanya pihak yang berutang ( debitur ). Jual beli secara kredit dapat terjadi karena kedua belah pihak, yaitu kreditur dan debitur, sama-sama mempunyai kepentigan.
 Omzet penjualan meningkat
 Merasa ringan dalam pembayarannya

Dalam perjalanannya, pembayaran utang dari debitur kepada kreditur sering tertunda atau tidak tepat waktu, mungkin karena beberapa sebab Bila hal itu terjadi, kreditur akan melakukan penagihan dan bila melakukan penagihan melalui surat, maka surat itu disebut surat penagihan

Surat penagihan adalah surat yang berisi permintaan atau peringatan dari kreditur kepada debitur agar debitur membayar utangnya.

Pengiriman surat penagihan dilakukan oleh kreditur bila debitur tidak membayar utangnya pada tanggal jatuh tempo, tanpa memberitahukan penangguhan pembayaran kepada kreditur. Penulisan surat penagihan hendaknya dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana, sebab debitur yang tidak/belum membayar utangnya mungkin karena tidak sengaja, mungkin lupa, atau dalam kesulitan keuangan. Dalam gaya pasti, tetapi dengan tindakan yang hati-hati, ramah, dan sopan untuk mendapatkan hasil penagihan tanpa merusak hubungan baik. Tujuan penagihan bukan semata-mata mendapat uang, melainkan juga untuk mempertahankan hubungan baik dengan pihak debitur.

Pokok-pokok yang perlu dikemukan dalam surat penagihan adalah mentyebut :
 Tanggal transaksi dan nomor faktur penjualan yang sudah berlalu
 Tanggal jatuh tempo, dan sudah berapa lama tanggal tersebut berlalu
 Besarnhya tunggakan yang harus dibayar oleh debitur
 Cara pengiriman uang atau cara pembayaran yang diinginkan
 Hal lain yang perlu, seperti teguran, peringatan, atau ancaman akan melaporkan kepada bank yang mengeluarkan referensi atau akan mengadu ke kantor pengadilan

Tahapan pengiriman surat penagihan :
 Surat penagihan pertama berisi permintaan agar debitur membayar utang
 Surat penagihan kedua, berisi peringatan pertama karena debitur lalai membayar utangnya
 Surat penagihan ketiga, berisi peringatan kedua, dan dapat disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur tidak membayar utangnya, kreditur akan menagih melalui inkaso bank (bila bank dilibatkan dalam transaksi)
 Surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga (peringatan terakhir) dan dapat disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur tidak melakukan pembayaran, kreditur akan mengadu kepada pihak pengadilan perdata.

SURAT PENGIRIMAN PEMBAYARAN ialah surat yang dibuat oleh pembeli ditujukan kepada penjual dengan maksud untuk memberitahukan bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan

Isi surat pengiriman pembayaran :
 Jumlah barang yang diterima
 Harga faktur yaitu harga yang harus dibayar
 Waktu pembayaran
 Cara pembayaran
 Besarnya pembayaran
 Bukti pembayaran

Waktu pembayaran :
 Dibayar dimuka, yaitu pembeli membayar barang sebelum barang ada atau diterima (kredit pembeli)
 Dibayar kontan (cash), yaitu pembayaran harga barang-barang dilakukan secara tunai bersama-sama dengan surat pesanan
 Dibayar dibelakang, yaitu pembayaran dilakukan beberapa lama setelah barang diterima. (kredit penjual)

Alat pembayaran :
 Uang tunai atau uang kartal
 Surat-surat berharga, misalnya cek, wesel, giro.
 Pemindahan pembukuan (over booking) atas uang yang ada di bank

Cara pengiriman uang :
 Dikirim sendiri oleh pembeli/wakilnya
 Dikirim melalui poswesel
 Dikirim melalui bank
Potongan harga :
 Potongan tunai / kontan
 Potongan rabat
 Korting (diskon)
Potong harga :
• Tunai, yaitu potongan harga diberikan penjual kepada pembeli karena pembayaran dilakukan secara tunai dan biasanya dinyatakan dengan persen
• Rabat, potongan harga karena membeli dalam jumlah besar yang mungkin untuk dijual lagi
• Diskon : barang akan dijual lagi, pembeli sebagai pelanggan, alat promosi, barangnya ada yang cacat

SURAT PENANGGUHAN PEMBAYARAN adalah surat dari pembeli ditujukan kepada penjual dengan maksud untuk minta penangguhan /pengunduran waktu pembayaran
Isi surat penangguhan pembayaran :
 Sebab/alasan permintaan penangguhan pembayaran
 Kapan dan dengan cara bagaimana utang tersebut akan dilunasi
 Penyesalan atau permintaan maaf atas penundaan tersebut
 Hal-hal lain yang dapat meyakinkan kreditur, bahwa utang tersebut akan segera dilunasi

Cara menyusun surat penangguhan pembayaran :
Hubungkan dengan surat pengiriman barang
Jelaskan bahwa pembayaran belum dapat dilakukan dengan disertai bukti dan alasan yang kuat
Jelaskan kapan utang tersebut dapat dilunasi
Jelaskan cara pelunasan utang
Nyatakan minta maaf atas penundaan
Bila perlu sampaikan hal-haal lain yang dapat meyakinkan penjual
Akhiri dengan ucapan terima kasih

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar